Tempo di vacanze e di risposte automatiche con oggetto Fuori Sede (in inglese: OOO, Out Of Office): sappiamo veramente come scriverle?

Qualche regola per un messaggio Fuori Sede

Intanto, la regola numero uno resta sempre la stessa: siate concisi e pratici. Immaginate sempre che dall’altra parte dello schermo ci sia una persona con poco tempo a disposizione e un problema da risolvere.

Oggetto

Già dall’oggetto, informate chi vi scrive sul periodo della vostra assenza; frasi tipo: “La mia assenza dal XX-XX-XXXX al XX-XX-XXXX” oppure “Fuori ufficio dal …. al…” gli consentono di decidere se aspettare il vostro rientro o provare a rivolgersi a un’altra persona.

Saluti iniziali

Ringraziate per la mail ricevuta (anche se quasi sicuramente sarà una grana che dovrete risolvere al vostro ritorno!) e aggiungete, se vi va, il motivo della vostra assenza e ripetete la data del vostro rientro (che già avete anticipato nell’oggetto).

“Grazie la tua email. Sono in vacanza. Ritornerò il 18 agosto p.v.“

Qualche dettaglio in più?

Mi capita sempre più spesso di leggere dei messaggi Fuori Sede con qualche dettaglio in più sull’assenza, magari il luogo in cui ci si trova e il tipo di viaggio che si sta facendo.

Secondo un articolo di Alley Oop de Il Sole 24 Ore di un paio di anni fa, questa abitudine permette alle persone di conoscervi meglio e lasciare un segno.

Ecco un esempio: “Sto attraversando la Via Francigena a piedi dal Lago di Bolsena a Roma“.

No alle lamentele mascherate da ironia!

Quando condividete il vostro itinerario, o comunque nell’intero corpo del messaggio, evitate qualsiasi lamentela mascherata da ironia.

Come queste, citate da un articolo de Il Sole 24 Ore (del 2012):

“Causa neuroni bruciati e cattiva aria in ufficio me ne vado. Tornerò a respirare e a lavorare davanti al pc quando la disinfestazione da acari e zanzare sarà ultimata“

oppure

“Scusate sono con i piedi in ammollo su un’isola tropicale, senza connessione ma con degli ottimi cocktail da sorseggiare. Ci risentiremo a partire dal (triste) caffè delle nove del 1° Settembre“.

Dal 2012 sono passati ben tredici anni e una pandemia: per fortuna abbiamo capito che se un lavoro non ci piace, possiamo sempre trovarne un altro.

E se non possono aspettare il vostro rientro?

Nel corpo del messaggio, inserite nomi, recapiti telefonici e indirizzi email dei colleghi e delle colleghe che vi sostituiranno, specificandone il ruolo e le mansioni; non dimenticate di aggiungere anche i riferimenti del vostro ufficio o dipartimento.

“In mia assenza, potete rivolgervi a Maria Rossi (mariarossi@italianodellafinanza.it) per questioni relative a …

oppure a Carlo Verdi (carloverdi@italianodellafinanza.it) per quello che riguarda ….

In caso di urgenze, potete contattare ….”

Come spiega perfettamente Elisa Motterle, consulente di Business Etiquette, in un articolo tratto dal suo sito, specificate sempre “in modo chiaro fino a che punto e in quale mansione ci sostituirà il contatto che abbiamo segnalato. (…) Soprattutto nel caso in cui i contatti alternativi siano più di uno, sarebbe meglio chiarire di quale compito si occuperà ognuno.“

Tutto questo, naturalmente, nel rispetto dei colleghi che sono rimasti al lavoro… e che potrebbero ritrovarsi vittime dello scaricabarile, cioè quando più persone in un ufficio cercano di non prendere in carico alcuni compiti o la gestione i alcuni problemi, scaricandoli su un’altra persona.

Se invece si aspettano una risposta al rientro

Informate chi vi scrive che leggerete la sua mail al vostro ritorno, ma aggiungete un margine di tempo approssimativo entro il quale aspettarsi una risposta. Se rientrate il 18 agosto, sarà dura leggere e rispondere alle email entro quella stessa sera.

“Sarà mia cura, al mio rientro, leggere e rispondere a tutte le email ricevute, entro un paio di giorni”.

Che altro?

In caso di urgenza, o se lavorate come freelance e quindi non ci sarà nessun collega a sostituirvi, potete fornire il vostro numero di telefono, specificando gli orari in cui siete disponibili (magari siete su un altro fuso orario, oppure se accendete il telefono aziendale soltanto in alcune fasce orarie, questo nel rispetto di chi sta viaggiando insieme a voi).

“Potete contattarmi al numero ….. in orario 7pm-9pm, secondo il fuso orario di Roma (CEST), oppure scrivermi un messaggio, che leggerò sempre in quella fascia oraria”.

Scarica qui l’attività didattica

Se insegni italiano per stranieri

Hai bisogno di una consulenza su come preparare un tipo di lezione di italiano per il lavoro?

Contattami su LinkedIn.

Se studi italiano per stranieri

Vuoi fare lezioni focalizzate sull’italiano professionale, specifico per il tuo settore di lavoro?

Contattami qui per un pacchetto di lezioni.

Scopri qui le altre Risorse Didattiche.